Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

Продолжительность сверхурочной работы

Сверхурочная работа — инициатива работодателя. Но зачастую работники не против поработать сверх нормы, так как и оплата этой работы производится в большем размере. Но даже при согласии работника сверхурочная работа не должна превышать установленного предела.

Норма рабочего времени и её превышение

Сверхурочной по ТК РФ считается работа, которая выполняется по просьбе руководства компании сверх установленной нормы. То есть большее количество часов, чем установлено в одном рабочем дне или смене. А если у работника суммированный учёт рабочего времени, то сверх нормы рабочих часов, установленных за определённый учётный период.

40 часов в неделю — это норма, которую установило трудовое законодательство. Такая продолжительность рабочего времени принята за норму для всех трудящихся. И эта норма не зависит от того, каким видом деятельности занимается компания, её организационно-правовой формы, вида трудовых договоров и других условий.

Продолжительность сверхурочных работ

Продолжительность труда сверх установленной нормы не должна быть больше четырёх часов на протяжении двух дней подряд. А за год такое количество часов не должно быть больше 120. Это количество указано для каждого работника. Работодатель должен строго вести учёт времени, которое работник отработал сверхурочно. Каждый час переработок должен быть отражён в табеле учёта рабочего времени.

Сколько часов переработки допускается в месяц?

Допустимое количество часов для переработок зависит от того, какой режим рабочего времени действует в компании, и количества рабочих дней в неделе.

Для того, чтобы определить какое максимально возможное количество часов в месяц работник может задерживаться на работе, нужно посчитать количество рабочих дней в этом месяце. Например, при 5-днев ной рабочей неделе (40-ча совой) в апреле 2017 года таких дней 20.

Затем посчитаем возможные сверхурочные с учётом того, что их не должно быть больше 4 часов в течение двух рабочих дней подряд. Если предполагается каждый день привлекать сотрудника к сверхурочным, то можно перерабатывать не более 2 часов каждый день. 20 рабочих дней умножаем на 2 часа ежедневных переработок, получается 40 часов в месяц — максимально возможное количество часов переработок в апреле. Но не забываем, что есть ещё и суммарное ограничение в год. Поэтому при расчёте возможных переработок в следующем месяце надо учитывать и все предыдущие переработки.

Как ограничиваются сверхурочные работы в течение года?

Продолжительность труда больше установленной нормы не должна составлять более 120 часов в год. На предыдущем примере выяснилось, что работник в апреле 2017 года может переработать 40 часов в месяц. Но каждый месяц он не может работать в таком режиме. Потому что в год набежало бы более 400 часов переработок (40 x 12). Поэтому работодателю следует не забывать про суммарное ограничение в год.

Суммарная продолжительность сверхурочных работ не должна превышать установленного предела.

Если руководитель нарушит этот порядок, то он может быть привлечён к ответственности. Она предусмотрена в ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ . А если он снова совершит такое нарушение, то будет привлечен к ответственности уже по части второй этой же статьи.

Оплата переработок

Работник вправе выбрать, как будет компенсироваться его переработка:

• дополнительным временем отдыха;
• или повышенным размером оплаты труда.

Первые часы переработок (первые два часа) должны быть оплачены в полтора раза больше, чем обычные рабочие часы. Последующие часы переработок оплачиваются дороже — минимум в два раза. Более высокие ставки могут быть установлены работодателем и закреплены в:

• трудовом или коллективном договоре;
• локальном нормативном акте.

Сверхурочная работа не может превышать сто двадцать часов в год. Но на практике эти цифры могу отличаться. Можно ли в этом случае оплату за отработанное сверх нормы время учесть в расходах на оплату труда и надо ли начислять страховые взносы в Пенсионный фонд?

Специально для нас мы попросили Ольгу Чугину , консультанта аудиторской фирмы "Бизнес-студио", разобраться в данном вопросе.

«Сверхурочка» в законе

В соответствии со статьей 99 Трудового кодекса РФ сверхурочная работа – это работа, выполняемая сотрудником по инициативе работодателя за пределами установленной для него продолжительности нормы, а именно – сверх ежедневной работы; при суммированном учете рабочего времени – продолжительность работы сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Обратите внимание, что если сотрудник задерживается на работе по собственной инициативе, то такую работу не считают сверхурочной: ее не оплачивают и отгулы за нее не положены (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 658-6-0). Продолжительность сверхурочной работы не должна быть свыше четырех часов для каждого работника в течение двух дней подряд, и свыше 120 часов в год. Привлечение сотрудника к сверхурочной работе допускается только по письменному распоряжению на каждый отдельный случай сверхурочных работ и только при согласии работника. Нельзя издавать один приказ или распоряжение о сверхурочной работе сразу на месяц, квартал или год.

Приказ о сверхурочной работе, а также письменное согласие сотрудника являются необходимыми первичными документами для учета расходов на оплату сверхурочной работы. В приказе должны быть названы причины возникновения необходимости в переработках и обязательно – перечислены привлекаемые работники. Кроме того, необходимо обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого сотрудника в «Табеле учета рабочего времени».

Имейте в виду, что хотя в трудовом законодательстве четко не прописано, что сверхурочная работа свыше 120 часов запрещена, а сказано лишь, что она не может превышать это количество часов, однако компанию могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Тонкости оплаты

Приказ о сверхурочной работе и письменное согласие сотрудника являются необходимыми первичными документами для учета расходов на оплату сверхурочной работы.

Сверхурочное время оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. Это правило установлено в статье 152 ТК РФ. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут быть определены в коллективном договоре, локальном нормативном акте или непосредственно в трудовом договоре. По желанию сотрудника, сверхурочная работа может быть компенсирована предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверх нормы.

Стоит отметить, что работа в выходные и праздничные дни не является одной из разновидностей сверхурочных работ. Она выделена в трудовом законодательстве отдельно, оформляется и оплачивается в соответствии с правилами статей 113 и 152 ТК РФ.

Статья 152 кодекса не содержит четкого порядка определения полуторного и двойного размера оплаты сверхурочной работы при различных системах оплаты труда. Поэтому при расчете заработка за сверхурочные часы можно воспользоваться правилами сватьи 153 ТК РФ об оплате труда в выходные и нерабочие праздничные дни.

Часовая ставка работника, получающего месячный оклад, определяется путем деления его на нормальное количество рабочих часов в этом месяце.

При суммированном учете отработанного времени сверхурочной признается работа за пределами ежедневной, а также работа сверх нормального количества часов за учетный период. Последний не может превышать один год. При подсчете сверхурочных часов работникам с суммированным учетом рабочего времени работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы рабочего времени, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере (см. Решение Верховного Суда РФ от 30 ноября 2005 г. № ГКПИ05-1341).

Чиновники и «за», и «против»

Превышение максимально допустимого числа часов сверхурочной работы в год является нарушением порядка привлечения к ней.

Итак, мы разобрались с понятием «сверхурочная работа» и рассмотрели некоторые тонкости оплаты. А теперь самый щепетильный вопрос: как учитывать в расходах по налогу на прибыль сверхурочную работу, если она превышает установленные 120 часов?

Сразу отметим, что единого мнения по этому поводу ни у специалистов налоговой службы, ни у чиновников финансового ведомства на сегодняшний день так и не сложилось, о чем свидетельствуют многочисленные письма с разъяснениями, в которых то и дело взгляд на данный вопрос меняется.

Так, например, в письме УФНС по г. Москве от 23 марта 2009 г. № 16- 15/025787.1 налоговики указывают, что независимо от содержащейся в трудовом договоре записи о согласии сотрудника на сверхурочную работу, оплата труда работнику при превышении лимита в 120 часов в год не включается в расходы на оплату труда и не уменьшает налогооблагаемую прибыль. При этом чиновники ссылаются на нормы трудового законодательства, поскольку в пункте 3 статьи 255 НК РФ есть оговорка, что к расходам на оплату труда можно отнести те выплаты, которые предусмотрены законодательством. Таким образом, если из Трудового кодекса следует, что сверхурочная работа не может превышать 120 часов в год, то и оплату сверх нормы нельзя включать в расходы. Такая же точка зрения была высказана и в письме Минфина от 9 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/102 . Как известно, мнение по какому-либо вопросу в финансовом ведомстве может меняться неоднократно, об этом можно судить из писем ведомства. Мы знаем и то, что эти письма носят лишь рекомендательный характер, в них даже делается на этот счет приписка. Письмо, датированное более поздним числом, вовсе не означает, что мнение, высказанное ранее, нужно считать недействительным. В этой связи приведем противоположную точку зрения чиновников, высказанную ранее. Она заключается в следующем.

На основании пункта 3 статьи 255 Налогового кодекса можно относить к расходам на оплату труда начисления за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни. Порядок привлечения к сверхурочной работе предусмотрен статьей 99 ТК РФ, при этом переработки не должны превышать 120 часов в год, а сверхурочная работа должна быть оплачена в соответствии со статьей 152 ТК РФ в повышенном размере независимо от того, соблюден ли порядок привлечения к ней. Превышение максимально допустимого числа часов сверхурочной работы в год является нарушением порядка привлечения к сверхурочной работе. Но такое нарушение не должно отразиться на реализации права работника на оплату труда за сверхурочную работу, поэтому расходы на оплату труда работников, отработавших сверхурочно свыше 120 часов в год, можно отнести к расходам на оплату труда на основании пункта 3 статьи 255 НК РФ. Такие разъяснения даны в письмах Минфина от 22 мая 2007 г. № 03-03-06/1/278, от 7 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/724, ФНС от 23 сентября 2005 г. № 02-1-08/195@.

Что касается начислений взносов в Пенсионный фонд при оплате сверхурочных работ свыше 120 часов, то можно провести аналогию с ЕСН. Если оплата сверхурочного времени сверх установленной нормы учитывается в расходах по налогу на прибыль, то значит, и взносы необходимо начислять и уплачивать на основании пункта 16 статьи 255 НК РФ.

Закон – на страже «запредела»

На основании вышеизложенного приходим к выводу, что, во-первых, если сотрудники компании работают сверхурочно свыше установленной законом нормы, то это является нарушением трудового законодательства, в частности, порядка привлечения к сверхурочным работам. За это оштрафует трудовая инспекция. Но любой труд должен быть оплачен. И поскольку в налоговом законодательстве нет никаких ограничений по учету нормы оплаты за сверхурочную работу, то оплату за лишнюю «сверхурочку» можно вполне отнести на расходы при расчете налога на прибыль. Во-вторых, надо четко понимать: есть Трудовой кодекс, а есть – Налоговый, и каждый из них регулирует свое правовое поле. Нельзя считать, что нарушение трудовых норм ведет к нарушению налоговых. К тому же Налоговым кодексом предусмотрено, что все неясности в области налогового законодательства трактуются в пользу налогоплательщика. Конечно, это риск. Но если не хотите возникновения возможных споров с налоговиками, то не привлекайте работников к сверхурочной работе свыше установленных норм.

Прежде чем идти с требованиями к работодателю, стоит детально разобраться в терминологии.

Не является переработкой в точном смысле этого слова привлечение к работе за рамками рабочего дня, если в трудовом договоре для работника оговорен ненормированный рабочий день. Переработка в этом случае так же возможна, но установление этого требует более сложных процедур.

Также не упоминает Трудовой кодекс слово переработка, если работник не успевает выполнять свою работу и вынужден самостоятельно задерживаться на работе по вечерам. В данном случае ему необходимо найти более эффективные способы деятельности или признаться в своей некомпетентности. Как вариант – доказать, что на него возложены лишние задачи, которые не предусмотрены ни его должностной инструкцией ни трудовым договором.

Чёткими признаками переработки (сверхурочной работы) является следующее: а) работа эта выполняется по инициативе работодателя и б) обязательно с письменного согласия сотрудника.

Без письменного согласия работник может привлекаться к сверхурочной работе лишь в редких форс-мажорных обстоятельствах: для предотвращения катастрофы, аварии или устранения их последствий и т.п.

: ТК РФ устанавливает максимально допустимую продолжительность сверхурочных работ: 120 часов в год и 4 часа за два дня подряд.

Итак, если работник был привлечён к сверхурочным работам (и письменно с этим согласился), то он имеет право на повышенную оплату или на получение дополнительного отпуска (отгула). В соответствии с требованиями статьи 152 ТК, работа сверх нормальной продолжительности оплачивается за первые два «лишних» часа – не меньше чем в полуторном размере, за последующие же часы оплата увеличивается не меньше чем в два раза.

Следует отметить, что на разных предприятиях коллективными договорами могут быть установлены более благоприятные условия по оплате переработки. Кроме того отдельные категории работников, например беременные или имеющие детей до 3-х лет женщины, инвалиды, несовершеннолетние вообще не должны привлекаться к сверхурочным работам.

Что считать «переработкой»? Это первый вопрос, который возникает при рассмотрении темы сверхурочного труда. Ответ на него можно найти в : «сверхурочная работа - работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период».

Не забудьте, что привлекать сотрудника к труду после времени оговоренного в в можно только с письменного согласия подчиненного. К тому же делать это разрешается только в случаях, предусмотренных в статье 99 ТК. Например, при необходимости закончить начатую работу, если ее невыполнение может повлечь за собой порчу или гибель какого-либо имущества.

На заметку

Привлекать сотрудника к труду после времени оговоренного в трудовом контракте в можно только с письменного согласия подчиненного.

Однако иногда спрашивать согласие специалиста на сверхурочный труд не требуется. Например, при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, аварии либо устранения их последствий. Полный список случаев, когда интересоваться мнением сотрудника необязательно, можно найти в названной выше статье.

Однако нельзя забывать, что работников некоторых категорий привлекать к переработкам нельзя ни при каком условии. К таковым относятся: беременные женщины, подростки до восемнадцати лет, другие сотрудников в соответствии с законодательством страны. А вот привлечение к сверхурочному труду инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья. При этом они должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от переработки.

И еще одно: продолжительность сверхурочного труда не должна превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и сто двадцать часов в год. компания обязана вести учет переработок. Не стоит забывать, что за нарушение законодательства о труде предусмотрена ответственность (). Эта норма устанавливает санкции вплоть до приостановки деятельности компании.

Расчет сверхурочных

Теперь мы знаем, что считать переработкой. Дальше рассмотрим вопрос, как нужно оплачивать такой труд. Все переработки оплачиваются в соответствии со : за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном. То есть закон устанавливает лишь минимальные суммы доплаты, а вот конкретные цифры нужно закрепить в , локальном нормативном акте или трудовом контракте.

На заметку

Если понадобится вызвать сотрудника на службу в выходной или праздничный день, то оплачивать такой труд нужно именно как работу в выходной (праздничный) день.

Обратите внимание, конкретный порядок расчета часовой тарифной ставки работника на окладе нужно закрепить в трудовом договоре с сотрудником или в положении об оплате труда, принятом в организации.

Не забывайте: работник имеет право вместо повышенной оплаты получить за сверхурочный труд дополнительное время отдыха. При этом продолжительность отгула не может быть меньше времени переработки. Однако тут есть один нюанс: даже если сотруднику предоставлено дополнительное время отдыха, это вовсе не означает, что сверхурочную работу ему оплачивать не нужно. В этом случае часы переработки необходимо оплатить в одинарном размере, ведь отгул компенсирует лишь повышенную оплату.

Работа ночью и в праздники

Еще один момент: если сотрудник , то за его труд нужно заплатить одновременно как за сверхурочную, так и - за ночную (только за те часы, которые пришлись на период после 22:00). Напомню, доплата за ночную работу не может быть меньше 20 процентов часовой тарифной ставки, рассчитанного за час работы в ночное время.

А вот если понадобится вызвать сотрудника на службу в выходной или праздничный день, то оплачивать такой труд нужно именно как работу в выходной (праздничный) день. То есть в соответствии со . Так, специалистам, получающим оклад, оплачивается в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада если трудился сотрудник в пределах месячной нормы рабочего времени. Если специалист был занят сверх месячной нормы рабочего времени, то оплата производится в размере не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада.

В заключение отмечу, что если начальству требуется, чтобы определенный работник трудился больше чем 40 часов в неделю, достаточно в трудовом договоре с ним установить ненормированный рабочий день. Однако, естественно, работник должен согласиться на такой режим.